Предсменный инструктаж входит в рабочее время: что учесть работодателю в 2026 году

На складах и производствах рабочая смена редко начинается ровно в тот момент, когда сотрудник берёт коробку, становится к линии или запускает оборудование.

До этого обычно происходит целая цепочка действий.

Сотрудник приходит на объект.

Переодевается.

Получает информацию о задачах.

Проходит инструктаж.

Знакомится с планом смены.

Получает распределение по участкам.

Уточняет изменения по технике безопасности.

И только после этого приступает непосредственно к работе.

Долгое время многие работодатели относились к таким 10–15 минутам как к техническому времени перед сменой.

Смена в табеле начинается в 08:00.

Значит, всё, что было в 07:45, будто бы остаётся за пределами рабочего времени.

Но свежая судебная практика показывает: если работодатель требует от сотрудника прийти раньше и в это время человек уже выполняет обязательные действия, такое время нельзя автоматически считать бесплатным.

Для склада с десятью сотрудниками речь может идти о небольшой сумме.

Для производства, где ежедневно выходят 50, 100 или 300 человек, эти пятнадцать минут превращаются в десятки и сотни дополнительных человеко-часов каждый месяц.

И здесь вопрос уже не только юридический.

Это вопрос правильного расчёта смены, ФОТ, табеля и стоимости внешнего персонала.

Что произошло

В одном из трудовых споров сотрудники должны были ежедневно приходить примерно за 15 минут до официального начала смены.

В это время проводились обязательные мероприятия: инструктаж, ознакомление с документами и рабочими планами.

Однако оплачиваемое рабочее время начиналось позже.

Нарушение первоначально выявили в ходе прокурорской проверки, а затем спор дошёл до суда.

Кассационная инстанция поддержала вывод о том, что обязательное присутствие сотрудников до официального начала смены должно учитываться при расчёте рабочего времени и оплаты.

Для работодателей вывод достаточно простой:

если человек обязан находиться на объекте раньше и выполнять распоряжения работодателя, это время уже сложно считать исключительно его личным.

Когда ранний приход становится рабочим временем

Важно не путать две совершенно разные ситуации.

Сотрудник пришёл раньше по собственной инициативе

Например, смена начинается в 08:00.

Работник приехал в 07:30, потому что ему так удобнее добираться.

Он спокойно пьёт кофе, переодевается и ждёт начала смены.

Работодатель не требует такого раннего приезда.

Это одна ситуация.

Работодатель требует быть на месте в 07:45

В 07:45 проводится обязательное построение.

Начальник смены распределяет задания.

Сообщаются изменения.

Проводится обязательный инструктаж.

Работник должен присутствовать.

Если он пришёл в 08:00, его считают опоздавшим.

Это уже совершенно другая модель.

В таком случае человек фактически начинает выполнять обязанности раньше официального времени, указанного в графике.

Почему пятнадцать минут имеют значение

На одного человека эта цифра выглядит незначительной.

15 минут.

Четверть часа.

Но массовый персонал быстро превращает минуты в серьёзные объёмы.

Представим склад.

Каждый день выходит 100 работников.

Каждый обязан быть на объекте за 15 минут до смены.

Это уже:

100 × 15 минут = 1 500 минут.

То есть 25 человеко-часов только за один рабочий день.

Если объект работает 22 дня в месяц, получается:

550 человеко-часов.

И это уже далеко не «пара минут перед работой».

Именно поэтому руководителю важно заранее понимать, что входит в рабочую смену, а не выяснять это после появления требований о перерасчёте.

Почему эта тема особенно важна для складов

На складе передсменные процедуры часто становятся частью ежедневного процесса.

Например:

• распределение по зонам;
• выдача ТСД;
• планёрка;
• проверка задач;
• сообщения о новых маршрутах;
• инструктаж;
• выдача СИЗ;
• распределение техники;
• подготовка рабочего места.

Часть таких действий действительно необходима до начала основной операции.

Но если участие сотрудника обязательно, работодателю нужно корректно встроить эти процедуры в рабочее время.

Нельзя одновременно говорить:

«Смена начинается в 08:00»

и

«В 07:45 все обязаны стоять на планёрке».

И при этом считать, что эти две вещи никак не связаны.

На производстве ситуация ещё чувствительнее

На производственном объекте до начала работы могут потребоваться дополнительные процедуры:

• инструктаж;
• проверка оборудования;
• получение задания;
• ознакомление с технологической картой;
• выдача средств защиты;
• подготовка участка;
• передача смены.

Если сотрудник обязан выполнять эти действия до формального начала своей рабочей смены, предприятие получает потенциальный разрыв между реальным и табельным временем.

И чем больше работников, тем дороже такой разрыв.

Инструктаж нельзя проводить «бесплатно» только потому, что человек ещё не начал основную работу

Это один из самых важных выводов.

Иногда работодатель рассуждает так:

«Он же ещё ничего не производит. Только слушает инструктаж».

Но рабочее время не определяется только количеством собранных коробок или произведённых деталей.

Если человек обязан присутствовать и выполнять установленную работодателем процедуру, такая деятельность уже связана с работой.

Сам факт того, что сотрудник в эти минуты не выполняет основную производственную операцию, не делает время автоматически бесплатным.

Как это связано с изменениями по охране труда с 31 августа

Для ProffiTeam эта тема особенно важна ещё по одной причине.

С 31 августа 2026 года вступают в силу изменения правил обучения по охране труда.

Для работников, направленных частным агентством занятости к другой организации, инструктаж проводит принимающая сторона.

То есть склады и производства, использующие внешний персонал, должны будут особенно внимательно планировать первый выход.

Получается очень важная связка:

подрядчик привозит людей → принимающая сторона проводит необходимый инструктаж → время инструктажа должно корректно учитываться.

Нельзя поставить двадцать новых сотрудников у проходной в 07:45, провести обязательную процедуру и автоматически считать, что оплачиваемая смена всё равно начинается только в 08:00.

Как планировать первый выход внешней бригады

Представим, что предприятие заказало 30 работников на смену с 08:00 до 20:00.

Но перед допуском требуется:

• проверить список;
• выдать СИЗ;
• провести инструктаж;
• распределить людей;
• ознакомить с участком.

Есть два возможных подхода.

Неправильный

Сказать подрядчику:

«Пусть приезжают к 07:30, но оплачивать будем только с восьми».

Если раннее присутствие обязательно и люди уже проходят предусмотренные работодателем процедуры, такая схема создаёт риск.

Более правильный

Ещё на этапе расчёта проекта определить, сколько времени требуется на обязательный допуск, и встроить это время в рабочую модель.

Тогда заказчик заранее понимает:

• когда сотрудники должны прибыть;
• с какого момента начинается обязательное время;
• как это отражается в табеле;
• как рассчитывается стоимость.

Это намного безопаснее, чем спорить о пятнадцати минутах через несколько месяцев.

А переодевание тоже всегда рабочее время?

Здесь уже нельзя применять одно универсальное правило.

Не каждое действие человека перед сменой автоматически становится оплачиваемым.

Нужно смотреть на фактические обстоятельства.

Например:

• требует ли работодатель выполнять действие;
• можно ли его выполнить в другое время;
• связано ли оно непосредственно с работой;
• должен ли человек находиться на территории;
• выполняет ли он распоряжение работодателя.

Именно поэтому важно отделять обязательные процедуры от личной подготовки сотрудника.

Что с планёркой перед сменой

Если присутствие на планёрке обязательное и на ней работнику дают производственные задания, распределяют функции или сообщают информацию, необходимую для работы, есть основания рассматривать такое время как связанное с выполнением трудовых обязанностей.

Поэтому планёрку лучше проводить внутри корректно рассчитанного рабочего периода.

Формат:

«Работа с восьми, но планёрка обязательна в 07:50»

нужно как минимум отдельно оценить с точки зрения учёта рабочего времени.

А передача смены

На производствах это особенно распространённая ситуация.

Одна команда должна передать информацию следующей:

• состояние оборудования;
• незавершённые операции;
• проблемы;
• остатки;
• неисправности.

Если передача смены обязательна и занимает реальное время, её также необходимо учитывать в организации рабочего дня.

Нельзя считать производственный процесс частью работы, а обязательную передачу информации между сменами чем-то происходящим «между делом».

Что делать работодателю прямо сейчас

Первое, что стоит сделать, — посмотреть на фактическую жизнь объекта.

Не на положение о рабочем времени.

Не на договор.

А на то, что реально происходит утром.

Ответьте на несколько вопросов.

Во сколько сотрудники действительно должны быть на месте?

Во сколько начинается обязательная планёрка?

Есть ли инструктаж до официальной смены?

Выдаются ли задания заранее?

Считается ли человек опоздавшим, если приходит ровно к началу оплачиваемой смены?

Есть ли обязательная передача смены после окончания рабочего времени?

Если официальные 08:00–20:00 фактически превращаются в 07:45–20:10, проблема уже видна.

Проверьте табель

Следующий шаг — сравнить фактический процесс с учётом рабочего времени.

Если сотрудники систематически выполняют обязательные действия до или после табельной смены, эти периоды не должны просто исчезать.

Особенно важно это при суммированном учёте рабочего времени, когда дополнительные минуты постепенно накапливаются за учётный период.

Проверьте локальные документы

Стоит посмотреть:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• графики сменности;
• инструкции;
• положение об учёте рабочего времени;
• документы по охране труда;
• порядок проведения планёрок.

Документы должны отражать реальную практику.

Если на бумаге смена начинается в 08:00, а внутреннее распоряжение требует присутствовать в 07:45, возникает очевидное противоречие.

Что изменить в работе с подрядчиком

Для внешнего персонала этот вопрос особенно чувствителен.

До запуска проекта необходимо согласовать:

• официальную продолжительность смены;
• время обязательного прибытия;
• какие процедуры проходят сотрудники;
• сколько они занимают;
• что входит в оплачиваемое время;
• как ведётся табель;
• кто подтверждает фактические часы.

Это должно быть понятно обеим сторонам до первой смены.

Не после первого счёта.

Почему прозрачный учёт выгоден заказчику

Может показаться, что точное включение всех обязательных минут только увеличивает расходы.

Но скрытое время редко бывает бесплатным в долгосрочной перспективе.

Оно может превращаться в:

• перерасчёты;
• споры;
• жалобы сотрудников;
• претензии;
• проблемы с табелями;
• дополнительные начисления.

Гораздо эффективнее изначально знать реальную стоимость смены.

Как уменьшить лишние расходы законно

И здесь начинается действительно интересная часть.

Если предприятие видит, что перед каждым выходом 100 сотрудников проводят по 15 минут на планёрке, вопрос можно поставить иначе:

А действительно ли процедура должна занимать 15 минут каждый день?

Возможно:

• часть информации можно передавать электронно;
• распределение участков можно подготовить заранее;
• инструктаж не требуется в одинаковом объёме каждый день;
• планёрку можно сократить;
• информацию можно разделить по группам.

То есть правильный учёт рабочего времени не только увеличивает прозрачность.

Он помогает увидеть неэффективные процессы.

15 минут могут быть симптомом плохой организации

Иногда компании пытаются сэкономить именно на оплате этих минут.

Но гораздо больший эффект может дать сокращение самой процедуры.

Например:

100 человек × 15 минут = 25 человеко-часов в день.

Если оптимизировать процесс до 5 минут:

100 × 5 минут = 8,3 человеко-часа.

Разница огромная.

И это уже разговор не о трудовом праве, а об операционной эффективности.

Что особенно важно для массового персонала

Чем больше сотрудников, тем дороже каждая организационная мелочь.

Пять минут на одного человека почти незаметны.

Пять минут на 300 человек — это уже 25 человеко-часов.

Поэтому склад или производство должны считать:

• рабочую операцию;
• подготовку;
• инструктаж;
• перемещение;
• ожидание;
• простой.

Только тогда можно увидеть реальную производительность.

Как ProffiTeam подходит к расчёту смены

При организации внешнего персонала важно заранее понимать не только количество сотрудников и часов основной работы.

Нужно учитывать реальную структуру смены.

В зависимости от объекта это могут быть:

• обязательный инструктаж;
• допуск;
• выдача СИЗ;
• распределение;
• передача смены;
• другие процедуры.

Чем точнее рассчитан проект, тем меньше разногласий между заказчиком и подрядчиком.

Для ProffiTeam прозрачность здесь принципиальна: заказчик должен понимать, за какое время он платит и что происходит с персоналом в течение всей смены.

Чек-лист работодателя

Перед следующей сменой проверьте:

1. Во сколько сотрудники обязаны фактически находиться на объекте.
2. Во сколько начинается оплачиваемое время.
3. Есть ли обязательные мероприятия до этого момента.
4. Сколько минут они занимают.
5. Отражаются ли они в табеле.
6. Проводятся ли обязательные действия после официального окончания смены.
7. Как учитывается время внешнего персонала.
8. Соответствует ли договор фактическому процессу.
9. Можно ли сократить предсменные процедуры.
10. Понимают ли руководители смен правила учёта рабочего времени.

Главный вывод

Смена не всегда начинается в тот момент, который написан на двери или в расписании.

Она может фактически начаться раньше.

Если сотрудник обязан прийти на объект, пройти инструктаж, присутствовать на планёрке, получить производственное задание или выполнить другое обязательное распоряжение работодателя, это время нельзя автоматически выбрасывать из рабочего дня.

Для бизнеса правильный вывод здесь не:

«Теперь придётся платить ещё за 15 минут».

Правильный вывод гораздо полезнее:

«Нужно точно понимать, из чего на самом деле состоит наша смена».

Потому что только после этого можно корректно считать ФОТ, производительность, стоимость аутсорсинга и эффективность самого объекта.

Иногда пятнадцать минут действительно нужно оплатить.

А иногда анализ этих пятнадцати минут показывает, что сам процесс давно пора сократить до пяти.

И именно такая работа с временем даёт современному складу и производству гораздо больше, чем очередная попытка найти людей на несколько рублей дешевле.