Есть склад, который работает.
А есть склад в ночь инвентаризации.
В обычный день сотрудники принимают товар, комплектуют заказы, перемещают палеты, собирают отгрузки. А потом наступает день пересчёта, и привычная система начинает работать совсем иначе.
Нужно одновременно считать тысячи позиций, фиксировать результаты, перепроверять расхождения и при этом желательно не парализовать основные процессы.
Кажется, решение очевидно: провести инвентаризацию склада силами собственных сотрудников.
Но именно здесь возникает вопрос, который редко задают до начала пересчёта:
а сколько на самом деле стоит инвентаризация своими силами?
Не только зарплата сотрудников за несколько часов.
Нужно считать сверхурочную работу, потерянную производительность, возможную остановку операций, ошибки уставших работников, повторные пересчёты и время руководителей.
Поэтому в некоторых ситуациях отдельная внешняя бригада для инвентаризации склада оказывается не дополнительным расходом, а способом снизить совокупную стоимость всей операции.
Почему инвентаризация превращается в отдельный проект
На бумаге всё выглядит просто:
товар есть → товар пересчитали → сравнили фактический остаток с учётным → разобрались с расхождениями.
В реальном складском процессе между первым и последним пунктом находится множество операций.
Нужно разделить объект на зоны, определить последовательность пересчёта, распределить людей, подготовить оборудование, исключить двойной учёт, организовать контроль, обработать спорные позиции.
А главное, решить, кто всё это будет делать.
Если использовать штатную смену, возникает конфликт двух задач.
Работник нужен складу для основной операции.
И тот же самый работник одновременно нужен для пересчёта.
У компании появляется выбор:
- временно сократить обычную производительность;
- перенести инвентаризацию на ночь или выходные;
- вызвать штатных работников дополнительно;
- растянуть пересчёт на несколько периодов;
- подключить персонал для инвентаризации отдельно от основной команды.
Именно поэтому сравнивать нужно не стоимость часа штатного и внешнего работника, а полную стоимость каждого сценария.
Главная ошибка: считать только зарплату людей
Представим условный склад.
Для полноценного пересчёта ему требуется 30 человек на одну ночь.
У компании есть свои комплектовщики, упаковщики, грузчики и кладовщики. На первый взгляд логично использовать их.
Зачем платить за аутсорсинг инвентаризации, если люди уже есть?
Но теперь добавим то, что обычно остаётся за пределами первоначального расчёта.
Если штатный сотрудник выходит дополнительно, возникает стоимость дополнительного рабочего времени.
Если пересчёт проводится вместо основной смены, возникает стоимость недополученной производительности.
Если после ночной работы человек должен выйти утром, появляется риск ошибок и снижения темпа.
Если часть сотрудников не вышла, приходится срочно перестраивать зоны пересчёта.
Если результатов не хватает или обнаруживаются серьёзные расхождения, часть товара приходится считать повторно.
А руководитель склада, начальники смен и другие специалисты вместо своих основных задач занимаются организацией большой временной команды.
Поэтому реальная формула выглядит гораздо шире:
стоимость инвентаризации = люди + дополнительное рабочее время + потеря производительности + управление + повторные операции + стоимость ошибок.
И только после этого имеет смысл сравнивать собственную команду с внешним персоналом для инвентаризации.
Когда собственная команда действительно выгоднее
Внешняя бригада нужна далеко не всегда.
Если склад небольшой, ассортимент ограничен, пересчёт занимает несколько часов, а сотрудников можно спокойно перераспределить без ущерба основным операциям, инвентаризация своими силами вполне может оказаться оптимальным вариантом.
Например, если объект способен остановить часть процессов вечером, провести пересчёт постоянной командой и утром вернуться к нормальной работе без аврала.
Есть и другое преимущество.
Штатные сотрудники хорошо знают расположение товара, особенности хранения, маркировку и внутреннюю систему объекта.
Поэтому сам по себе внешний персонал не является универсальной таблеткой.
Аутсорсинг инвентаризации становится интересен там, где проблема заключается прежде всего в масштабе и нехватке дополнительной численности.
Когда отдельная бригада начинает выигрывать
Рассмотрим другую ситуацию.
Распределительный центр работает практически непрерывно. Днём идёт приёмка, ночью комплектуются отгрузки.
Для инвентаризации требуется дополнительно 40 человек.
Если забрать их из основной смены, снизится производительность.
Если вызвать собственных сотрудников дополнительно, появляется сверхнагрузка.
Если проводить пересчёт маленькими группами несколько дней, увеличивается продолжительность проекта и усложняется контроль движения товара.
Вот здесь возникает принципиально другая модель:
основная команда продолжает выполнять свою работу, а под временную задачу формируется отдельный ресурс.
Сегодня бизнесу нужны 40 человек.
Завтра эти 40 человек уже не нужны.
Через три месяца они могут понадобиться снова.
Для постоянного штатного найма это неудобная потребность.
Для временного персонала на склад это естественный сценарий.
Семь ситуаций, когда стоит хотя бы посчитать внешний вариант
1. Нельзя надолго остановить склад
Чем выше интенсивность операций, тем дороже становится простой.
Если остановка комплектования или приёмки создаёт очередь заказов, машин или отгрузок, стоимость собственного пересчёта может неожиданно вырасти.
2. Нужно много людей на очень короткий срок
Классический пример:
30–50 человек нужны на одну или две смены.
Нанимать такую численность в штат бессмысленно.
3. Инвентаризация проводится ночью
Ночной пересчёт позволяет меньше вмешиваться в основные операции, но создаёт другую проблему: где взять дополнительную смену.
4. Одновременно проверяется большой объект
Чем больше зон необходимо закрыть за ограниченное время, тем больше людей требуется одновременно.
5. Начинается высокий сезон
Использовать основную команду для пересчёта непосредственно перед пиковым периодом особенно рискованно.
Люди нужны для работы, которая непосредственно создаёт оборот.
6. Несколько объектов нужно проверить за короткий период
Для сети магазинов, складов или производственных площадок задача становится ещё сложнее.
Команду приходится постоянно перемещать между объектами.
7. Нужен резерв
Планировали 35 человек.
Трое заболели.
Двое не вышли.
Ещё один опоздал.
Для обычной смены это проблема.
Для большой инвентаризации товарных остатков шесть отсутствующих работников могут нарушить весь план пересчёта.
Поэтому важна не только заявленная численность, но и возможность быстро заменить человека.
Почему нельзя просто «дать 40 человек и начать считать»
Есть ещё одна крайность.
Компания решает проблему численности, получает большую внешнюю команду и считает, что дальше всё произойдёт автоматически.
Не произойдёт.
Инвентаризация требует организации.
Перед началом работ должны быть определены как минимум:
- зоны пересчёта;
- ответственные сотрудники;
- правила фиксации результатов;
- порядок повторной проверки;
- оборудование;
- доступ к необходимым помещениям;
- действия при обнаружении расхождений;
- правила движения товара во время работ.
Внешняя бригада может решить проблему дополнительной численности, но бизнес-процесс должен быть подготовлен заранее.
Именно поэтому хороший подрядчик должен выяснить не только:
«Сколько человек вам нужно?»
Гораздо полезнее спросить:
«Какую операцию эти люди должны выполнить и за какое время?»
Разница огромная.
40 человек могут работать хуже, чем 25
Для складских операций количество людей не всегда прямо пропорционально скорости.
Если привести на объект 50 работников, но не распределить зоны, не назначить ответственных и не определить последовательность действий, возникает толпа.
Один участок пересчитывают дважды.
Другой пропускают.
Люди ждут оборудование.
Работники постоянно задают вопросы координатору.
Часть команды простаивает.
Поэтому при аутсорсинге инвентаризации склада критически важна организация работы.
Иногда правильно распределённые 25 человек дают лучший результат, чем хаотичные 40.
Отдельная проблема: люди считают собственные ошибки
Есть ещё один интересный организационный эффект.
Когда товар пересчитывают сотрудники, которые ежедневно работают с этими же остатками, они одновременно становятся участниками процесса и его проверяющими.
Это не означает, что штатным работникам нельзя доверять.
Проблема скорее психологическая.
Человек знает, сколько товара «должно быть» в ячейке, и ожидание иногда влияет на внимательность.
Независимая команда приходит без знания предполагаемого результата.
Для неё есть только фактическое количество.
Поэтому в некоторых случаях разделение основной операционной команды и команды пересчёта помогает сделать процесс более нейтральным.
Но итоговые расхождения в любом случае должны проверять ответственные сотрудники заказчика.
Что можно поручить внешней бригаде
Здесь важно не смешивать две разные услуги.
Компания может полностью передать специализированному провайдеру организацию и проведение инвентаризации.
А может использовать аутсорсинг персонала только для обеспечения необходимой численности.
Во втором случае внешний персонал может выполнять заранее определённые операции:
пересчёт единиц товара;
сканирование штрихкодов;
маркировку проверенных зон;
перемещение продукции для доступа к остаткам;
сортировку;
вспомогательные складские операции.
При этом правила проведения инвентаризации, ответственность за учёт и итоговые решения остаются в зоне компетенции заказчика в соответствии с выбранной моделью организации процесса.
Это важное различие.
Внешняя бригада не заменяет систему учёта. Она закрывает дефицит ресурса для выполнения физического объёма работы.
Как посчитать, какой вариант выгоднее
Перед выбором стоит составить две колонки.
Вариант А: своими силами
Посчитайте:
- сколько штатных сотрудников потребуется;
- сколько часов займёт пересчёт;
- потребуется ли дополнительный выход;
- нужно ли оплачивать ночные или сверхурочные часы;
- какие основные операции придётся замедлить;
- сколько управленческого времени потребуется;
- понадобится ли резерв;
- какова потенциальная стоимость повторного пересчёта.
Вариант Б: внешняя команда
Посчитайте:
- необходимую численность;
- продолжительность работ;
- стоимость привлечения персонала;
- требуется ли координатор;
- кто предоставляет оборудование;
- как организуются замены;
- какие задачи остаются за штатной командой;
- может ли склад продолжать обычные операции параллельно.
После этого сравнение становится значительно честнее.
Потому что вопрос звучит уже не:
«Чей час дешевле?»
А:
«Какой сценарий позволит выполнить пересчёт с минимальной совокупной стоимостью для бизнеса?»
Что спросить у подрядчика до выхода людей
Если принято решение использовать персонал для инвентаризации, одного вопроса о цене недостаточно.
До заключения договора стоит выяснить:
Как формируется необходимая численность?
Если требуется 30 работников, каким образом подрядчик обеспечивает их фактический выход?
Есть ли резерв на невыходы?
Особенно если работа должна начаться ночью и закончиться к открытию объекта.
Кто контролирует присутствие людей?
Заказчику не должно приходиться самостоятельно разыскивать каждого отсутствующего работника.
Есть ли координатор?
На крупных проектах человек, который управляет внешней командой, может быть не менее важен, чем сама команда.
Как фиксируются часы?
Порядок учёта должен быть согласован до начала работ.
Кто проводит инструктаж?
Ответственность сторон должна быть определена заранее.
Что произойдёт, если потребуется дополнительная смена?
Инвентаризация иногда обнаруживает такой объём расхождений, что первоначального времени оказывается недостаточно.
Хороший план должен учитывать этот сценарий до его наступления.
Красные флаги при выборе персонала для инвентаризации
Первый тревожный сигнал:
«Сколько угодно людей выведем завтра».
Чем больше заявленная численность и чем короче срок подготовки, тем важнее понимать источник персонала и систему подтверждения выходов.
Второй:
подрядчик не спрашивает ничего об объекте.
Если неизвестны продолжительность смены, характер операций, расположение склада и требования к работникам, невозможно нормально подготовить команду.
Третий:
непонятно, кто отвечает за замены.
Четвёртый:
нет прозрачного учёта фактически отработанного времени.
Пятый:
самая низкая ставка становится единственным аргументом.
Для короткой критической операции стоимость невыхода нескольких человек может оказаться важнее небольшой разницы в цене часа.
Инвентаризация без полной остановки склада: возможна ли она?
Иногда да.
Но здесь всё зависит от организации объекта.
Один из сценариев заключается в разделении склада на зоны. Пока одна часть временно закрыта для движения товара и пересчитывается, остальные продолжают работать.
Другой вариант: проведение основной части пересчёта в период минимальной операционной нагрузки.
Третий: увеличение численности на короткий промежуток, чтобы максимально сократить время работ.
Именно здесь временный персонал на склад может оказаться особенно полезным.
Если задачу, которая силами десяти сотрудников заняла бы условно несколько смен, можно выполнить большей командой в значительно более короткое окно, бизнес быстрее возвращается к нормальному режиму.
Но возможность такого сценария всегда определяется конкретной технологией склада.
Почему осень особенно важна для складов и ритейла
Сентябрь для многих компаний становится точкой входа в более напряжённый период.
Впереди четвёртый квартал, сезонные распродажи, рост товарных запасов и предновогодняя нагрузка.
И именно перед увеличением оборота бизнесу особенно важно понимать, что фактически находится на складе.
Ошибка в остатках при небольшом объёме операций неприятна.
Та же ошибка во время пикового спроса может превратиться в цепочку:
неверный остаток → ошибочное планирование → проблемы с комплектованием → задержка заказа → претензия клиента.
Поэтому инвентаризация перестаёт быть только бухгалтерским мероприятием.
Для операционного руководителя это ещё и проверка готовности склада к следующему периоду нагрузки.
Самый дорогой человек на инвентаризации может вообще ничего не считать
Представим директора склада.
Вместо управления объектом он несколько часов решает:
кто не вышел;
кого перевести из соседней зоны;
где взять ещё двух работников;
почему один участок отстаёт;
кого оставить после смены.
Его стоимость редко попадает в расчёт стоимости инвентаризации склада.
А должна.
Одна из главных ценностей организованной внешней команды заключается не только в дополнительных руках.
Она может уменьшить количество кадровой рутины, которую приходится брать на себя руководителю объекта.
Это особенно заметно на коротких проектах, где компании нужно быстро увеличить численность, а затем так же быстро вернуться к обычной структуре.
Что выгоднее: содержать резерв постоянно или подключать его по необходимости
У бизнеса есть три базовых подхода.
Первый: содержать штат с запасом.
Плюс: люди всегда внутри компании.
Минус: бизнес оплачивает избыточную численность и тогда, когда дополнительной нагрузки нет.
Второй: каждый раз самостоятельно искать временных работников.
Плюс: нет постоянного резерва.
Минус: каждое увеличение нагрузки превращается в новый цикл массового подбора.
Третий: сохранять основное кадровое ядро внутри компании, а дополнительную численность подключать под конкретные пики.
Именно третья модель особенно интересна для операций, которые возникают периодически:
инвентаризация, сезонное увеличение объёма, срочная переупаковка, маркировка, дополнительная комплектовка, погрузочно-разгрузочные работы.
Компания покупает ресурс тогда, когда этот ресурс действительно нужен.
Как ProffiTeam может подключиться к инвентаризации
ProffiTeam предоставляет рабочий персонал для складских, производственных и других операционных задач в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.
Если для инвентаризации требуется дополнительная численность, можно сформировать отдельную рабочую группу под конкретный объект, количество людей и продолжительность проекта.
Это особенно актуально, когда:
- штатную смену нельзя отвлекать от основных операций;
- требуется большая команда на короткий срок;
- работы проходят ночью;
- нужен резерв на невыходы;
- после окончания проекта дополнительная численность больше не требуется.
При этом задача формулируется не как абстрактное «нам нужны рабочие», а значительно точнее:
какой объект → какая операция → сколько человек → на какой срок → в какое время → какой результат должен быть получен.
Чем точнее определена задача до выхода, тем меньше хаоса возникает непосредственно на объекте.
Чек-лист перед инвентаризацией
Перед тем как решить, проводить пересчёт своими силами или привлекать внешний персонал, ответьте на десять вопросов:
- Сколько человек действительно необходимо одновременно?
- Можно ли отвлечь их от основной работы?
- Что произойдёт с операциями склада во время пересчёта?
- Можно ли провести работу ночью?
- Сколько будет стоить дополнительный выход штатной команды?
- Кто заменит сотрудников при невыходе?
- Кто будет координировать процесс?
- Как быстро нужно закончить пересчёт?
- Какова стоимость задержки или остановки основных операций?
- Понадобятся ли эти дополнительные люди после окончания инвентаризации?
Если на последний вопрос ответ «нет», а на первые девять ответы получаются дорогими или неудобными, внешний ресурс определённо стоит включить в расчёт.
Главное
Инвентаризация кажется простой операцией ровно до момента, когда нужно одновременно вывести десятки людей, пересчитать большой склад и не разрушить обычную работу объекта.
Поэтому главный вопрос не в том, можно ли провести инвентаризацию собственными силами.
Конечно, можно.
Вопрос другой:
какой ценой?
Если ради одного ночного пересчёта компания вынуждена перестраивать графики, оплачивать дополнительные часы, отвлекать ключевых работников, останавливать операции и самостоятельно искать замены, собственная команда перестаёт быть автоматически самым дешёвым вариантом.
Иногда выгоднее оставить постоянных сотрудников заниматься тем, ради чего они находятся на объекте каждый день.
А под короткую, массовую и заранее ограниченную задачу подключить отдельный ресурс.
Потому что хорошая инвентаризация склада должна обнаруживать потери.
А не создавать новые.
